How to turn wedding planning into an enjoyable experience?

How to plan a wedding?

How to organize a wedding?

Are you about to plan a wedding, but don't know where to start?

There is no room for panic—the key is to follow 6 easy steps in wedding planning and trust professionals to help you along the way.

If you want everything in a complete wedding planning process to go as smooth as silk, it is best to hire an agency to organize and coordinate the entire event. Advice from friends and other brides on how to plan a wedding can be valuable, but it shouldn't be the deciding factor. That is precisely why it's good to trust professionals who know how to react in various situations, handle problems, and create a fairytale wedding.

There are several key points you should pay attention to during the wedding planning process.

Here is what they are:

Choosing a Date

You should start your wedding planning with choosing the date. Discuss with your partner which month you would like to get married in. Take into account your preferences for the venue—whether you want an outdoor or indoor wedding. Every season has its own charm, and whichever one you choose, you won't regret it!

The date also depends on whether you want to say "I do!" as soon as possible, or prefer to wait a bit and organize everything stress-free.

It is important to decide together with your partner whether you want a large celebration or a more intimate gathering. Naturally, this will help determine the number of guests, which you should also consider when setting the date.

Another thing to consider is which day of the week you will choose. Many couples, perhaps including yourselves, prefer their wedding to be on a day off (a holiday or a weekend). That way, more guests will have the opportunity to attend the event.

Remember that if you are planning a wedding with a church or other religious ceremony, you will also need to comply with the respective religious restrictions. In some religions, there are specific periods of the year when weddings are prohibited. Once you choose the date for your wedding, it is crucial to draw up a daily schedule. Your wedding planner can also prepare one for you.

Определете точни часове за всички моменти – грим и прически, подготовки, тръгване на младоженеца, вземане на кумовете, вземане на булката, граждански/или изнесен/ ритуал, църковен ритуал, фотосесия, уелкъм дринк за гостите, влизане в ресторанта. Часовете за граждански или изнесен ритуал, както и за църковен са фиксирани и точни и не е желателно да закъснявате за тях. Вашите гости също трябва да са запознати предварително с тази часова програма и да я спазват.

Можете да започнете от часовете които са фиксирани, и от тях да подредите останалите часове. За всеки следващ час в графика при организиране на сватба е желателно да оставяте по допълнителни 15 мин толеранс в случай на непредвидени ситуации, и да избегнете закъснения. Такива ситуации могат да бъдат нещо забравено, непредвидено задръстване по пътя, закъснение на гримьор или фризьор и др.

💡 Съвет от практиката: Като сватбен фотограф, най-често виждам младоженците да изпитват затруднения именно тук – как да балансират времето между ритуалите и артистичната фотосесия, без да изнервят гостите. Правилният разчет на времето е разликата между стресиращото препускане и сватбата, на която наистина се наслаждавате.

За да ви улесним, в нашите готови пакети сме предвидили оптимално разпределение на часовете, което гарантира спокойствие и перфектни кадри.
👉 Разгледайте нашите сватбени пакети и времеви опции HERE

Определете бюджета

Може би един от най-важните моменти при организиране на сватба е определянето на бюджет. След като направите това, може да разпределите парите по различни пера, за да си планирате всичко както трябва. Спокойно може да кажем, че именно бюджетът за празненството е най-голямото перо в общия сватбен бюджет, като в повечето случаи представлява над 50% от него.

Когато разпределяте сватбения бюджет, мислете за инвестиция в две категории: неща, които угасват в края на вечерта (куверти, алкохол), и неща, които остават за следващите 50 години. Спокойно можем да кажем, че бюджетът за ресторанта е най-голямото перо, но именно професионалната фотография е това, което запечатва стойността на всичко останало и остава спомен за цял живот.

📸 Вижте как инвестицията в професионално заснемане се отплаща във времето – ценоразпис за СВАТЕНА ФОТОГРАФИЯ

Други основни разходи, които не са свързани със самото празненство, но са част от цялостното организиране на сватба са неща като халки, пръстени, рокля, костюм, букет, подаръци за гостите и за кумовете и т.н.

Съветвам ви да определите вашия бюджет още със старта на планирането на сватбата, тъй като повечето от решенията които ще вземате, ще бъдат повлияни, ако не се определят от финансовия Ви план.

За да ви улесня в този процес, ще ви дам примерен списък с нещата, които ще са ви нужни при организацията на тържеството:

Проучете как наетият от вас фотограф присъства на сватбеното събитие, спазва ли приличен дрескод. Всеки уважаващ себе си и хората които го наемат професионалист ще се погрижи да изглежда официално, и да се слива буквално с гостите. Тук са напълно изключени всякакви спортни дрехи, крещящи ярки цветове, небрежен или немарлив вид. Признак за висок професионализъм е и богатата култура и учтив начин на изказ.

Една важна подробност в организиране на сватба при избора на професионалисти за сватбения ден често остава пренебрегната. Това е координацията между различните екипи. Вие наемате няколко професионални екипа за събитието и е от съществено значение как те се сработват помежду си. Професионалната практика изисква екипите да влязат във връзка помежду си, ако не са предоставени от една агенция, и да координират протичането на сватбения ден предварително. Особено това важи в случаите, когато не са от една агенция. Това е от съществено значение при изнесените ритуали и при партито в ресторанта.

Изборът на диджей и водещ при организиране на сватба зависи изцяло от вашите предпочитания и това какво парти искате за своите гости. Разбира се, тук отново трябва да разгледате много добре сайтовете на хората, на които сте се спрели. Вижте дали има добри отзиви, разпитайте и познати. Изборът на музикален стил по време на ритуалите и парти частта, игри, озвучаване, специални ефекти ще бъде предложено от парти агенцията. Хубаво е да помолите да изгледате клипове на изминали събития, или ако са присъствали на живо на събитие със същия водещ каква е неговата дикция, начин на водене. По-добрият избор е да бъде екип от водещ и диджей.

С този екип от професионалисти ще обсъдите протичането на цялата парти вечер, която условно разделяме на две части – официална част и афтър парти. Официалната част включва ритуалите като посрещане на младоженците, захранване от двете майки, разчупване на питката, отваряне на шампанското и празничната наздравица, ритане на менчето от булката, речта на кума, първи сватбен танц, танц за кумове, родители и всички гости, даряването на кумовете /кумовата ръченица/, разрязването на сватбената торта, хвърляне на букета на булката, хвърлянето на жартиера и разбулване.

Между тези ритуали има разбира се и волна програма с много танци и игри, които коментирате предварително с екипа водещи. След завършване на тази официална част, екипите от фотографи и/или видеооператори си тръгва и ви оставя да се веселите до когато желаете.

За крайния резултат от голямо значение е внимателният предварителен подбор на хората, които ще работят по провеждането на вашата сватба. Винаги проучвайте по няколко души, преди да стигнете до окончателно решение.

Също е важно да подберете поне двама-трима души от всеки бранш и да разговаряйте лично с тях. След което вземете решението заедно с половинката.

Списък с гости

След като сте определили общия сватбен бюджет, време е да направите и списък с гостите. Решението колко хора и кои да поканите на сватбата си трябва да вземете заедно с половинката.

Може да започнете като съставите пълен списък с потенциални гости, в който да включите абсолютно всички хора, които бихте искали да присъстват на вашия специален ден, независимо от техния брой. Огледайте списъка добре и започнете малко по-малко да го редуцирате (ако искате да намалите броя, разбира се). Все пак трябва да се съобразите с бюджета, с който разполагате, така че колкото и да ви се иска да поканите абсолютно всички познати, най-вероятно това няма да стане.

При изписване на имената на гостите върху т.нар. „тейбъл карти“ е добре да изписвате по две имена на всеки гост – име и фамилия. Често съм наблюдавал затруднения при настаняването на гостите по масите които отнемат време. Не е добра идея и да оставите гостите да сядат където намерят за добре без да имат предварително указани места, така става още по-трудно и се усложнява излишно събитието.

Избор на сватбен ресторант

Изборът на мястото, където ще се проведе сватбеното тържество, е един от основните моменти, на който трябва да обърнете изключително внимание при организиране на сватба. Според датата, която сте избрали, определете дали искате сватба на открито или на закрито. Така ще може да си подготвите списък с потенциални ресторанти.

Ако планирате организиране на сватба през студените месеци, тя трябва да е в затворен ресторант. В този случай, може да изберете заведение, където има помещение и за изнесения ритуал.

При летните сватби, много голяма част от младоженците предпочитат празненство на открито, защото е много по-привлекателно и приятно (сигурен съм, че и вие сте на същото мнение). Не забравяйте, обаче, да помислите и за резервен вариант, в случай че времето се развали и завали дъжд, или задуха вятър, който да превърне приказката в кошмар. При събитията които се провеждат на открито много често се подценява метеорологичната промяна на времето. Персоналът на ресторанта или залата която наемате, трябва да е подготвен с тенти в случай, че ви изненада кратък летен порой. Представете си цялата украса и кетъринг, обсъждани и подготвяни с месеци съсипани заради дъжд.

Още нещо, за което трябва да се помисли, е каква точно ще е залата, ще има ли място за всички гости, както и детски кът, където да играят децата (ако има деца на сватбата). Това съответно означава и наемане на аниматор, което трябва да се прибави към бюджета.

Когато избирате зала, интересувайте се дали има някакво оборудване – озвучаване, ефектно осветление. Ако желаете повече парти атмосфера, ще ви е нужно допълнително ефектно осветление. Съответно ако залата има такова оборудване, е достатъчно да бъде извикано техническо лице. Ако не разполага, т ще трябва да наемете съответната парти агенция, която ще предостави водещ и диджей за парти-вечерта. Използването на допълнително парти осветление повдига класа на събитието. Атмосферата на наличното ресторантско осветление е твърде бедна, и далеч от желаната за събитието атмосфера. Ако ще имате изнесен ритуал, помислете за кетъринг или уелкъм дринк, които да получат гостите пред влизане в ресторанта.

Съобразете се и с бюджета си. Най-вероятно вече сте определили колко пари ще отделите за наем на зала, кетъринг и куверти за гостите.

Не губете много време, защото доста от ресторантите се резервират месеци, дори година по-рано.

Избирайте внимателно и не забравяйте, че стилът на ресторанта и обстановката в него, в голяма степен определят атмосферата на вашия празник.

Избор на меню и украса

Менюто в ресторанта се дегустира предварително, ресторантите имат утвърдена практика за предварителна дегустация. Важно е да отбележим, че е лоша практика някои от ресторантите да отбиват от порциите и да ощетяват по този начин младоженците. Например: при предвидени куверти 5 за служебна маса, те не се сервират и са платени от двойката. Или пък да не им върнат тортата, от която е останало половината, например. Затова е хубаво да уточнявате абсолютно всеки детайл.

При избора на украса е хубаво да помислите за тематиката и цвета, които предпочитате за своята сватба. Помислете какви искате да са столовете /например често срещаните столове Шивари/, ще има ли драпериране на залата или не… Допълнителното драпериране на стени и таван в зала за сватба говори за висок клас на събитието и изглежда внушително и запомнящо се. Тук отново съветвам да се доверите на агенция и професионалисти, които се занимават с организиране на сватба, тематична украса и координация. Те имат налични каталози с тематики и цветове и двойката могат да си изберат желания цвят. С агенцията по декорация/координация ще обсъдите и цветята, които ще присъстват, както и букета на булката.

При срещата си с агента проявете търпение и се вслушвайте в съветите които ви дава. Реално украсата на всяко едно сватбено събитие започва далеч преди самото събитие. Споделете идеите си и вижданията си и заедно ще намерите най-доброто за вашият сватбен ден. Обикновено агента изготвя проект-предложение и започва същинското обсъждане на живо или по имейл.

Хубаво е да сте наясно с желанията си, и да поставите конкретни искания, за да може вашият сватбен агент да ги превърне в реалност. Една добра практика и признак, че сте попаднали на професионалист, е подготвяне на т.нар. „пробен сет“. Това е украсена според вашия проект маса на съответната локация, която ще видите на живо преди самото събитие. Така имате предварителна визуална представа за това как ще изглежда вашата украса.

Тъй като логистиката е една от най-трудните задачи за вашият празник, е важно да се съобрази дали локацията избрана за събитието има условия да се направят нещата на място или да бъдат предварително пренесени. Събитията често се правят в горещи дни, и тук опитният агент който разполага с достатъчно ресурс ще организира логистиката и флористите така, че да не се похабят цветята преди събитието, а да останат свежи и приятни.  Вносните цветя са по-трайни за разлика от българските. За съжаление, но е факт. В деня на сватбения ден рано сутринта започва и подготовката и сглобяването на самите цветя. Процесът е много трудоемък, и изисква много усилия. Но пък резултатът след това е зашеметяващ.

Координацията и организацията на събитието също е много трудоемък процес, в който се носи отговорност за много хора. Тук опитният сватбен агент прави координацията между различните екипи, за която споменах малко по-горе. Все пак в протичането на един сватбен ден е възможно да се объркат стотици неща, за които младоженците не са разбрали. Тук именно е ролята на координатора да потушава всички възникнали „пожари“ по организацията, за да се чувстват всички гости и двойката най-вече напълно спокойни по време на своя празник.