Как да организираме сватба? Как да планираме сватба? Организиране на сватба – 6 лесни стъпки

Организиране на сватба, сватбен фотограф Балин Балев

Как да превърнете организиране на сватба в едно приятно преживяване?

Как да планираме сватба?

Как да организираме сватба?

Предстои ви организиране на сватба, но не знаете от къде да започнете?

Няма място за паника, важното е да се следват 6 лесни стъпки в организиране на сватба и да се доверите на професионалисти, които да ви помогнат.

Ако искате всичко в едно цялостно организиране на сватба да мине „по мед и масло“, най-добре да наемете агенция която да организира сватба и координира цялото събитие. Съветите от приятелки и други булки как да организираме сватба, може да са ценни, но не и определящи. Именно затова е хубаво да се доверите на специалистите, които знаят как да реагират в различни ситуации, как да се справят с проблеми и как да организират една приказна сватба.

Няколко са основните моменти, на които трябва да обърнете внимание по време на организиране на сватба.

Ето и кои са те:

Избор на дата
Организиране на сватба, планиране на сватба, професионален фотограф Балин Балев

 

Трябва да започнете организиране на сватба именно с избора на дата. Коментирайте заедно с половинката си през кой месец искате да се венчаете. Съобразете това с предпочитанията си за мястото, където искате да се проведе сватбата- на открито или на закрито. Всеки сезон си има своята красота и независимо кой изберете, няма да съжалявате!

Датата се определя и от това дали искате да си кажете „Да!“ възможно по-скоро или предпочитате да почакате малко и да си организирате всичко спокойно.

Важно е заедно със своята половинка да решите дали ще правите голямо тържество или ще заложите на по-скромно събиране. Съответно така ще определите броя на гостите, с които да съобразите и датата.

Още нещо, с което трябва да се съобразите, е какъв ден от седмицата ще изберете. Много младоженци, може би и вие, предпочитат сватбата им да е през почивен ден (празник или уикенд). Така повече хора ще имат възможността да уважат събитието.

Не забравяйте, че ако предвиждате организиране на сватба с църковен или друг религиозен ритуал, ще трябва да се съобразите и със съответните религиозни ограничения. В някои религии има определени периоди в годината, в които венчаването е забранено. След като изберете датата за вашата сватба е от изключително значение да съставите часови график за деня. Такъв може да ви направи и вашият сватбен агент.

 

Организиране на сватба, планиране на сватба, професионален фотограф Балин Балев

 

Определете точни часове за всички моменти – грим и прически, подготовки, тръгване на младоженеца, вземане на кумовете, вземане на булката, граждански/или изнесен/ ритуал, църковен ритуал, фотосесия, уелкъм дринк за гостите, влизане в ресторанта. Часовете за граждански или изнесен ритуал, както и за църковен са фиксирани и точни и не е желателно да закъснявате за тях. Вашите гости също трябва да са запознати предварително с тази часова програма и да я спазват.

Можете да започнете от часовете които са фиксирани, и от тях да подредите останалите часове. За всеки следващ час в графика при организиране на сватба е желателно да оставяте по допълнителни 15 мин толеранс в случай на непредвидени ситуации, и да избегнете закъснения. Такива ситуации могат да бъдат нещо забравено, непредвидено задръстване по пътя, закъснение на гримьор или фризьор и др.

Определете бюджета

Организиране на сватба, планиране на сватба, професионален фотограф Балин Балев

 

Може би един от най-важните моменти при организиране на сватба е определянето на бюджет. След като направите това, може да разпределите парите по различни пера, за да си планирате всичко както трябва. Спокойно може да кажем, че именно бюджетът за празненството е най-голямото перо в общия сватбен бюджет, като в повечето случаи представлява над 50% от него.

Ако сте решили да организирате по-скромно тържество, така може да заделите повече пари за професионален фотограф. Знаете, че именно снимките запечатват най-ценните моменти и остават спомен за цял живот.

Организиране на сватба, планиране на сватба, професионален фотограф Балин Балев

Други основни разходи, които не са свързани със самото празненство, но са част от цялостното организиране на сватба са неща като халки, пръстени, рокля, костюм, букет, подаръци за гостите и за кумовете и т.н.

Съветвам ви да определите вашия бюджет още със старта на планирането на сватбата, тъй като повечето от решенията които ще вземате, ще бъдат повлияни, ако не се определят от финансовия Ви план.

За да ви улесня в този процес, ще ви дам примерен списък с нещата, които ще са ви нужни при организацията на тържеството:

ХАЛКИ – пръстен за нея, пръстен за него

ОБЛЕКЛО – рокля (Още една рокля плюс официалната защото булката може да реши да се преоблече в някакъв момент от тържеството, така че за предпочитане е да си приготви още една по-удобна рокля), було, букет, костюм за младоженеца (резервна риза или панталон, винаги е добре да сте подготвени, ако нещо се случи с основния костюм. Именно така ще си спестите нерви и притеснения), обувки (за него и нея), дублиращи удобни обувки (задължителни за булката, ако иска да си стои на краката на другия ден), бельо, чанта, шаферски рокли (ако ще имате шаферки; за шаферските рокли се иска допълнителна организация.

Не забравяйте, че е хубаво да се правят по един модел и в един цвят. Не е добра практика да си ги купуват или правят сами при различни шивачи, понеже се получават разминавания и е възможно моделите да не са еднакви)

ГРАЖДАНСКИ БРАК – лични карти за младоженците и кумовете, медицински свидетелства, такса

РЕСТОРАНТ/ЗАЛА – наем за зала, кетъринг, куверти в ресторанта, украса

ПРОФЕСИОНАЛИСТИ – фотограф, видеозаснемане, водещ плюс диджей /или оркестър/

ПОКАНИ ЗА СВАТБАТА

ПОДАРЪЦИ НА ГОСТИТЕ

Това са част от основните неща, които ще са ви необходими за организиране на сватбата. Има още разбира се важни елементи при организирането на събитието като например автомобилът с който ще се движат младоженците, цветята, сватбената торта, грим и прически и др. Тук ще се спрем на по-важните.

Наемане на професионалисти 

Нито една сватба не може да се реализира без професионалисти, като фотограф, водещ и диджей. Каквото и да си говорим, именно тези хора са „виновниците“ за едно прекрасно тържество. Фотографът е този, който ще запечата най-ценните мигове от сватбата и е важно да го направи професионално. Водещият и избраният диджей пък ще се погрижат за доброто настроение както на младоженците, така и на гостите.

Когато избирате професионалисти в организиране на сватба задължително първо проучете много добре хората.

Информацията във форуми, интернет, препоръките от уста на уста са хубави, но харесваните кадри от една булка може да не се харесат на друга булка, например. Признак за професионален фотограф е наличие на сайт, а не само страница в социални мрежи. Интересувайте се с каква техника снима. По време на сватбата моментите се случват много бързо. Задължително фотографът трябва да е с поне още един фотоапарат, достатъчно обективи, батерии и карти памет. Ако използва висок клас техника на Канон, Никон, Сони или други марки това е още един признак, че ще имате спомени от сватбата си, а няма да бъдат изгубени поради използване на ненадеждна, евтина техника, която не издържа на дълго заснемане.

Важен признак за качество е дали се използва допълнително осветление. Всички сме виждали на снимка, или карикатура, или рисунка изобразяван фотограф – човек с фотоапарат, върху който има разположена светкавица. Това е общоприето изображение на фотограф, но това е напълно неприложимо в сватбената фотография. Този начин на снимане показва по-скоро как снима един репортер, но не и висок клас сватбен фотограф.

Същият би използвал или наличната светлина /например в църква, където е абсолютно непрофесионално да се използва директна светкавица/, или допълнително изнесено странично осветление по време на ресторанта за по-ефектни кадри и светлосенки. Проучете внимателно чрез оферта, личен разговор, или прочетете какви пакети и продукти предлага професионалиста към когото сте се ориентирали. Важно е какво ще получите след заснемането. Допълнителните продукти, фотокниги, или други приятни изненади само ще затвърдят спомена от хубавото събитие.

Организиране на сватба, планиране на сватба, професионален фотограф Балин Балев

Проучете как наетият от вас фотограф присъства на сватбеното събитие, спазва ли приличен дрескод. Всеки уважаващ себе си и хората които го наемат професионалист ще се погрижи да изглежда официално, и да се слива буквално с гостите. Тук са напълно изключени всякакви спортни дрехи, крещящи ярки цветове, небрежен или немарлив вид. Признак за висок професионализъм е и богатата култура и учтив начин на изказ.

Една важна подробност в организиране на сватба при избора на професионалисти за сватбения ден често остава пренебрегната. Това е координацията между различните екипи. Вие наемате няколко професионални екипа за събитието и е от съществено значение как те се сработват помежду си. Професионалната практика изисква екипите да влязат във връзка помежду си, ако не са предоставени от една агенция, и да координират протичането на сватбения ден предварително. Особено това важи в случаите, когато не са от една агенция. Това е от съществено значение при изнесените ритуали и при партито в ресторанта.

Организиране на сватба, планиране на сватба, професионален фотограф Балин Балев

Изборът на диджей и водещ при организиране на сватба зависи изцяло от вашите предпочитания и това какво парти искате за своите гости. Разбира се, тук отново трябва да разгледате много добре сайтовете на хората, на които сте се спрели. Вижте дали има добри отзиви, разпитайте и познати. Изборът на музикален стил по време на ритуалите и парти частта, игри, озвучаване, специални ефекти ще бъде предложено от парти агенцията. Хубаво е да помолите да изгледате клипове на изминали събития, или ако са присъствали на живо на събитие със същия водещ каква е неговата дикция, начин на водене. По-добрият избор е да бъде екип от водещ и диджей.

С този екип от професионалисти ще обсъдите протичането на цялата парти вечер, която условно разделяме на две части – официална част и афтър парти. Официалната част включва ритуалите като посрещане на младоженците, захранване от двете майки, разчупване на питката, отваряне на шампанското и празничната наздравица, ритане на менчето от булката, речта на кума, първи сватбен танц, танц за кумове, родители и всички гости, даряването на кумовете /кумовата ръченица/, разрязването на сватбената торта, хвърляне на букета на булката, хвърлянето на жартиера и разбулване.

Между тези ритуали има разбира се и волна програма с много танци и игри, които коментирате предварително с екипа водещи. След завършване на тази официална част, екипите от фотографи и/или видеооператори си тръгва и ви оставя да се веселите до когато желаете.

За крайния резултат от голямо значение е внимателният предварителен подбор на хората, които ще работят по провеждането на вашата сватба. Винаги проучвайте по няколко души, преди да стигнете до окончателно решение.

Също е важно да подберете поне двама-трима души от всеки бранш и да разговаряйте лично с тях. След което вземете решението заедно с половинката.

 

Организиране на сватба, планиране на сватба, професионален фотограф Балин Балев

 

Списък с гости

След като сте определили общия сватбен бюджет, време е да направите и списък с гостите. Решението колко хора и кои да поканите на сватбата си трябва да вземете заедно с половинката.

Може да започнете като съставите пълен списък с потенциални гости, в който да включите абсолютно всички хора, които бихте искали да присъстват на вашия специален ден, независимо от техния брой. Огледайте списъка добре и започнете малко по-малко да го редуцирате (ако искате да намалите броя, разбира се). Все пак трябва да се съобразите с бюджета, с който разполагате, така че колкото и да ви се иска да поканите абсолютно всички познати, най-вероятно това няма да стане.

При изписване на имената на гостите върху т.нар. „тейбъл карти“ е добре да изписвате по две имена на всеки гост – име и фамилия. Често съм наблюдавал затруднения при настаняването на гостите по масите които отнемат време. Не е добра идея и да оставите гостите да сядат където намерят за добре без да имат предварително указани места, така става още по-трудно и се усложнява излишно събитието.

Избор на сватбен ресторант

Изборът на мястото, където ще се проведе сватбеното тържество, е един от основните моменти, на който трябва да обърнете изключително внимание при организиране на сватба. Според датата, която сте избрали, определете дали искате сватба на открито или на закрито. Така ще може да си подготвите списък с потенциални ресторанти.

Ако планирате организиране на сватба през студените месеци, тя трябва да е в затворен ресторант. В този случай, може да изберете заведение, където има помещение и за изнесения ритуал.

При летните сватби, много голяма част от младоженците предпочитат празненство на открито, защото е много по-привлекателно и приятно (сигурен съм, че и вие сте на същото мнение). Не забравяйте, обаче, да помислите и за резервен вариант, в случай че времето се развали и завали дъжд, или задуха вятър, който да превърне приказката в кошмар. При събитията които се провеждат на открито много често се подценява метеорологичната промяна на времето. Персоналът на ресторанта или залата която наемате, трябва да е подготвен с тенти в случай, че ви изненада кратък летен порой. Представете си цялата украса и кетъринг, обсъждани и подготвяни с месеци съсипани заради дъжд.

Още нещо, за което трябва да се помисли, е каква точно ще е залата, ще има ли място за всички гости, както и детски кът, където да играят децата (ако има деца на сватбата). Това съответно означава и наемане на аниматор, което трябва да се прибави към бюджета.

Когато избирате зала, интересувайте се дали има някакво оборудване – озвучаване, ефектно осветление. Ако желаете повече парти атмосфера, ще ви е нужно допълнително ефектно осветление. Съответно ако залата има такова оборудване, е достатъчно да бъде извикано техническо лице. Ако не разполага, т ще трябва да наемете съответната парти агенция, която ще предостави водещ и диджей за парти-вечерта. Използването на допълнително парти осветление повдига класа на събитието. Атмосферата на наличното ресторантско осветление е твърде бедна, и далеч от желаната за събитието атмосфера. Ако ще имате изнесен ритуал, помислете за кетъринг или уелкъм дринк, които да получат гостите пред влизане в ресторанта.

Съобразете се и с бюджета си. Най-вероятно вече сте определили колко пари ще отделите за наем на зала, кетъринг и куверти за гостите.

Не губете много време, защото доста от ресторантите се резервират месеци, дори година по-рано.

Избирайте внимателно и не забравяйте, че стилът на ресторанта и обстановката в него, в голяма степен определят атмосферата на вашия празник.

Избор на меню и украса

Менюто в ресторанта се дегустира предварително, ресторантите имат утвърдена практика за предварителна дегустация. Важно е да отбележим, че е лоша практика някои от ресторантите да отбиват от порциите и да ощетяват по този начин младоженците. Например: при предвидени куверти 5 за служебна маса, те не се сервират и са платени от двойката. Или пък да не им върнат тортата, от която е останало половината, например. Затова е хубаво да уточнявате абсолютно всеки детайл.

При избора на украса е хубаво да помислите за тематиката и цвета, които предпочитате за своята сватба. Помислете какви искате да са столовете /например често срещаните столове Шивари/, ще има ли драпериране на залата или не… Допълнителното драпериране на стени и таван в зала за сватба говори за висок клас на събитието и изглежда внушително и запомнящо се. Тук отново съветвам да се доверите на агенция и професионалисти, които се занимават с организиране на сватба, тематична украса и координация. Те имат налични каталози с тематики и цветове и двойката могат да си изберат желания цвят. С агенцията по декорация/координация ще обсъдите и цветята, които ще присъстват, както и букета на булката.

 

Организиране на сватба, планиране на сватба, професионален фотограф Балин Балев

 

При срещата си с агента проявете търпение и се вслушвайте в съветите които ви дава. Реално украсата на всяко едно сватбено събитие започва далеч преди самото събитие. Споделете идеите си и вижданията си и заедно ще намерите най-доброто за вашият сватбен ден. Обикновено агента изготвя проект-предложение и започва същинското обсъждане на живо или по имейл.

Хубаво е да сте наясно с желанията си, и да поставите конкретни искания, за да може вашият сватбен агент да ги превърне в реалност. Една добра практика и признак, че сте попаднали на професионалист, е подготвяне на т.нар. „пробен сет“. Това е украсена според вашия проект маса на съответната локация, която ще видите на живо преди самото събитие. Така имате предварителна визуална представа за това как ще изглежда вашата украса.

Тъй като логистиката е една от най-трудните задачи за вашият празник, е важно да се съобрази дали локацията избрана за събитието има условия да се направят нещата на място или да бъдат предварително пренесени. Събитията често се правят в горещи дни, и тук опитният агент който разполага с достатъчно ресурс ще организира логистиката и флористите така, че да не се похабят цветята преди събитието, а да останат свежи и приятни.  Вносните цветя са по-трайни за разлика от българските. За съжаление, но е факт. В деня на сватбения ден рано сутринта започва и подготовката и сглобяването на самите цветя. Процесът е много трудоемък, и изисква много усилия. Но пък резултатът след това е зашеметяващ.

Организиране на сватба, планиране на сватба, професионален фотограф Балин Балев

Координацията и организацията на събитието също е много трудоемък процес, в който се носи отговорност за много хора. Тук опитният сватбен агент прави координацията между различните екипи, за която споменах малко по-горе. Все пак в протичането на един сватбен ден е възможно да се объркат стотици неща, за които младоженците не са разбрали. Тук именно е ролята на координатора да потушава всички възникнали „пожари“ по организацията, за да се чувстват всички гости и двойката най-вече напълно спокойни по време на своя празник.

 

Следвайки всички тези стъпки, предстоящото организиране на сватба ще се превърне в едно приятно и дори забавно приключение. Ако направите всичко както трябва, със сигурност ще имате една незабравима сватба, на която ще се чувствате спокойни и щастливи.
За повече въпроси, съвети и насоки не се колебайте да се свържете с професионален фотограф Балин Балев

 

Автори: Надежда Георгиева
Балин Балев